Eind 2012 kreeg Drake & Farrell van een telecomprovider de opdracht om enkele complexe logistieke processen uit te gaan voeren, en wel per 1 april 2013. Aan de logistieke dienstverlener de uitdaging om binnen enkele maanden de ondersteunende IT-infrastructuur op te bouwen. “Er was eigenlijk geen planning, alleen maar een deadline die gehaald moest worden”, schetst Gilda Verheul, account manager bij Drake & Farrell. De Scrum-gebaseerde aanpak van Sping bleek goed bestand tegen deze tijdsdruk.
Drake & Farrell is gespecialiseerd in het bedenken, bouwen en uitvoeren van klantspecifieke, complexe logistieke processen. Zo zorgt de logistieke dienstverlener uit Bleiswijk er voor de telecomprovider voor dat hardware, die bij de klant overbodig is geworden, weer wordt teruggehaald. Denk dan aan modems, setup boxen en aansluitmaterialen. “De producten die worden teruggehaald, worden door ons beoordeeld, getest, geüpdatet, opgeknapt en weer verpakt”, vertelt Jan Flens, directeur van Drake & Farrell. “Wat in beginsel aanstaand afval is, maken we weer inzetbaar.”
Daarnaast zorgt Drake & Farrell ervoor dat de servicemonteurs van de klant met de juiste materialen op pad gaan, en dat de producten die de monteurs weer meenemen bij de klant op de juiste plaatsen terechtkomen. “Dat is een vrij specifieke goederenstroom”, aldus Flens. “Daar hoort ook een IT-infrastructuur bij die dit soort processen begeleidt; die bijvoorbeeld kan vastleggen waar een onderdeel zich bevindt of kan inplannen wat ermee moet gebeuren.”
Bouwen in tijdsbestek
Als onderaannemer maakte Drake & Farrell sinds 2007 gebruik van de IT-systemen van de hoofdaannemer. Die situatie veranderde toen zij eind 2012 de opdracht kregen om de hierboven omschreven logistieke processen te verzorgen. Vanaf 1 april 2013 zou Drake & Farrell volledig verantwoordelijk worden voor de logistieke processen van de telecomprovider, en is vanaf die datum ook volledig afhankelijk van de eigen IT-infrastructuur die voor deze processen nog moest worden opgebouwd. “Het bouwen in tijdsbestek was misschien wel de grootste uitdaging”, zo herinnert account manager Gilda Verheul zich. “Het niet halen van de deadline was geen optie.” Flens: “Doordat processen niet altijd helder beschreven waren, was er bovendien sprake van een ‘imperfect uitgangspunt’, waardoor we onderweg nog met wijzigingen te maken kregen. Daardoor rijd je als het ware met een blinddoek voor op een circuit waar iedereen roept ‘harder, harder, harder’ omdat je zo snel mogelijk over de finish moet.”
Snel schakelen
De combinatie van een hoge tijdsdruk met onduidelijk omschreven processen resulteerde in wat Flens noemt een ‘soms wat chaotisch proces’. Voor Flens en Verheul stond al snel vast dat IT-dienstverlener Sping, gespecialiseerd in het bouwen van maatwerk web-oplossingen, mobiele apps en dashboards voor klanten, de aangewezen partij was om dit ‘chaotische proces’ tot een goed einde te brengen.
“We zochten een partner met een groot improvisatietalent en het vermogen om mee te bewegen als de werkelijkheid weer veranderde”, vertelt Flens. “Tijdens gesprekken voor een eerder project was ons al duidelijk geworden dat Sping een partij is die snel kan schakelen en goed kan meebewegen, en bovendien goed bij ons past. Gedurende het telecomproject bleek al heel snel dat Sping bereid was om veel verantwoordelijkheid te nemen.”
“Drake & Farrell had zelf al een heel compleet beeld van ‘dit moet er komen, alleen is het er nog niet’”, herinnert directeur Jan Gerard Snip van Sping zich. “Gaandeweg zijn we die ‘blauwdruk’ gaan invullen en al heel snel ontstond er een duidelijk plan van wat er moest komen.” Het halen van de krappe maar onverbiddelijke deadline van 1 april 2013 was volgens Snip geen enkel probleem. “Als kleine partij kunnen wij goed acteren onder tijdsdruk. Door onze Scrum-gebaseerde aanpak zetten we bovendien in fases een volgende stap, en kunnen we indien nodig een fase intensiveren.”
Binnen Scrum, dat valt onder de Agile-softwareontwikkeling, wordt er gewerkt in multidisciplinaire teams die in korte ‘sprints’ van één tot vier weken werkende producten opleveren. “Wij voelden ons heel comfortabel met deze aanpak”, zegt Flens. “Iedere twee weken hadden we te maken met een oplevermoment, een samengebundeld pakketje dat dan over de finish gaat.”
Veel meesters te dienen
De opdracht voor Sping bestond uit het opzetten van de informatie-uitwisseling met het telecombedrijf en de onderliggende databases. Het nieuwe platform moest dus aanhaken op hun systemen en de provider inzicht bieden in bijvoorbeeld de goederenstromen en daarover ook kunnen rapporteren op de door hun gewenste manier. “Het optimaal bedienen van onze gemeenschappelijke klant was naast de tijdsdruk onze andere grote uitdaging”, signaleert Snip.
Daarnaast moest het nieuwe platform kunnen ‘praten’ met het financieel en warehousemanagementsysteem van Drake & Farrell dat is gebaseerd op Exact. “Er waren een hoop meesters te dienen”, erkent Flens. “Daar zat ook een belangrijk deel van de opdracht: ‘zorg ervoor dat alle aangesloten partijen te zien krijgen wat voor hen belangrijk is’.”
Voor het beleveren van de servicemonteurs en het begeleiden van het retourproces (het ‘refurbish-traject’) werden twee aparte systemen gebouwd die voor de stabiliteit worden gehost op de servers van hostingpartner Intermax. Het systeem voor de belevering moest er niet alleen voor zorgen dat de servicemonteurs op tijd hun spullen ontvangen maar moest het telecombedrijf ook een ‘kijkfunctie’ bieden in het systeem waarin Drake & Farrell de voorraden per servicebusje registreert. Via een webinterface moest de klant bovendien in staat worden gesteld om zelf te kunnen schuiven in de voorraden.
Voor het retourproces waren de servicedesks van de telecomprovider al uitgerust met de benodigde applicatie, alleen ontbrak een achterliggende database nog. Aan Sping de taak om een database te bouwen waarin alle registraties omtrent een component – zoals datum van ontvangst of uitgevoerde tests – inzichtelijk zijn voor de medewerkers die betrokken zijn bij het retourproces. Medewerkers moeten bovendien in staat zijn om opdrachten te verwerken en eventueel door te zetten naar een derde partij.
Schouder aan schouder
Uiteindelijk is alles op tijd opgeleverd en is de dienstverlening voor de telecomprovider geen enkel moment in gevaar gekomen. “Dat is een groot compliment waard als je kijkt naar wat er in een kort tijdsbestek moest worden gebouwd met informatie die beperkt beschikbaar was en continu wijzigde”, zegt Verheul. “De werkwijze van Sping is zeker een van de succesfactoren geweest”, zo blikt Flens terug op het project. “De samenwerking was echt heel erg organisch; we hebben echt schouder aan schouder gewerkt om die deadline van 1 april te halen. Sping was veel meer een partner dan een leverancier.”
= =
Klant:
Drake & Farrell, Bleiswijk
Opdracht:
Ontwikkelen en bouwen van IT-infrastructuur voor de ondersteuning van twee logistieke processen van een telecomprovider.
Technische uitdaging:
De te bouwen systemen moesten niet alleen werken voor Drake & Farrell, maar ook kunnen communiceren met Exact en aanhaken op de systemen en verlangens van een telecomprovider. Dit alles moest bovendien binnen een kort tijdsbestek worden gerealiseerd.
Belang voor Drake & Farrell:
Per 1 april 2013 is Drake & Farrell eindverantwoordelijk voor de uitvoering van twee logistieke processen van een telecomprovider. Voor het kunnen uitvoeren van deze verantwoordelijkheid was het echter noodzakelijk dat ook de ondersteunende IT-infrastructuur op de genoemde datum gereed zou zijn.
