De Kindertelefoon stroomlijnt interne informatievoorziening via Sharepoint & Yammer
Kinderen die hun hart willen luchten, kunnen dit anoniem doen via De Kindertelefoon. Nemen ze contact op, dan krijgen ze een luisterend oor van een vrijwilliger. Om veilige communicatie mogelijk te maken tussen de vrijwilligers en de organisatie, heeft De Kindertelefoon de Hangout 2.0 in gebruik genomen. Dit is een communicatieplatform op basis van Microsoft SharePoint.
De Kindertelefoon telt circa vijftig vaste medewerkers. Zij ondersteunen de circa zevenhonderd vrijwilligers die vanuit zeven locaties in Nederland kinderen en jongeren telefonisch of via chat te woord staan. Kinderen en jongeren kunnen met al hun vragen en problemen bij De Kindertelefoon terecht. De slogan is niet voor niets: met De Kindertelefoon kun je over ALLES praten.
Hangout
De organisatie vindt het belangrijk dat de informatievoorziening richting de vrijwilligers duidelijk, veilig en gebruiksvriendelijk verloopt. Om dit te faciliteren, is de Hangout bedacht. Daar vinden vrijwilligers onder meer landelijk nieuws over de organisatie, dienstinformatie dat voor hun werk relevant is, HR informatie,
ICT-handleidingen en informatie over mediacampagnes van en over De Kindertelefoon. Ook kan er via diverse Yammergroepen met elkaar gecommuniceerd worden.
Makkelijk en veilig communiceren
In een eerdere versie van de Hangout ontbraken belangrijke functies zoals een archief en een zoekfunctie. Ook was er geen interactie mogelijk. “We vinden het belangrijk dat de vrijwilligers makkelijk en veilig met ons kunnen communiceren en eenduidige informatie krijgen. Dat was een belangrijke reden om te vernieuwen”, zegt Kirsten Schopman, Manager Bereikbaarheid & Locaties bij De Kindertelefoon. “We wilden een integrale cloud oplossing waar iedereen bij kan en die boven¬dien voldoet aan de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).”
Bewezen technologie
Jouke Stroosnijder van Adoptify was betrokken bij De Kindertelefoon als interim Delivery Manager ICT en gevraagd om mee te denken over dit vraagstuk. Hij heeft vanuit die rol meerdere IT-projecten en innovatietrajecten begeleid bij De Kindertelefoon. Jouke stelde een portaal voor gebaseerd op Microsoft SharePoint Online met Yammer als geïntegreerd communicatiekanaal. De Kindertelefoon heeft veel van de gebruikte ICT-oplossingen op het Microsoft 365 en Dynamics-platform draaien en de strategie om zoveel mogelijk gebruik te maken van de standaardfunctionaliteit en integraties die dit platform biedt. Dit is bewezen technologie die voldoet aan de AVG en eenvoudig is in gebruik. Jouke: “Bovendien konden we alle wensen van De Kindertelefoon op dit platform zo realiseren, dat er geen tools van derde partijen nodig zijn.” Kim Honkoop, Microsoft 365 Consultant bij Adoptify en gespecialiseerd in SharePoint ging hiermee aan de slag en ontdekte dat ze met heel toegewijde mensen te maken had. “Al snel kwam in de feedback sessies met medewerkers en vrijwilligers naar voren dat er veel behoefte was aan contact met elkaar. Daar hebben we toen veel zwaarder op ingezet, dan aanvankelijk de bedoeling was.”, aldus Kim.
“De Hangout 2.0 hebben we zo kunnen inrichten dat er interactie op locatieniveau en op landelijk niveau mogelijk is”
Veiligheid
Adoptify heeft op SharePoint een pagina ingericht voor de landelijke organisatie. Iedereen heeft zo dezelfde informatie tot zijn beschikking. Daarnaast heeft elke locatie een eigen pagina gekregen waarop lokale (dienst)informatie is te communiceren. Deze informatie is toegankelijk voor iedereen, passend bij de transparantie die de organisatie voorstaat. Op de landelijke pagina kan documentatie via tags gericht door worden gezet naar de locaties voor wie het relevant is. Op locatieniveau kunnen vrijwilligers onderling interactie met elkaar hebben via Yammer. Dit is wel beperkt tot de vrijwilligers van de betreffende locatie. Dit is volgens Jouke bewust zo gedaan vanwege de veiligheid. Jouke: “De Hangout 2.0 hebben we dus zo ingericht dat er interactie op locatieniveau en op landelijk niveau mogelijk is.”
Super blij
De Hangout 2.0 is op 1 maart 2021 in gebruik genomen. “We hebben alleen maar positieve reacties ontvangen”, vertelt Kirsten. “Vrijwilligers en medewerkers vinden het erg gebruiksvriendelijk en zijn blij met de overzichtelijke informatievoorziening. Bovendien is de opmaak erg aansprekend en is iedereen blij met de zoekfunctie. De mensen die informatie mogen publiceren op de Hangout vinden het erg gemakkelijk werken. ”
Over Adoptify
Adoptify is multiple Microsoft Gold Partner en gespecialiseerd in het implementeren en helpen adopteren van op Microsoft 365, MS Teams en MS Viva gestoelde werkplekken. In Adoptify’s aanpak staan de digitale vaardigheid van medewerker en digitale fitheid van zijn team centraal. Want alleen aanzetten van alle beschikbare techniek is onvoldoende! Het adopteren van nieuwe manieren van werken en gebruiken van de digitale mogelijkheden bepaalt het succes van een organisatie. Zo worden organisaties digitaal fitter en wordt werk leuker, slimmer en productiever.
Interactie stimuleren
De interactie via de Hangout 2.0 moet nog op gang komen, zo geeft Kirsten aan. Er zijn allerlei kanalen in Yammer ingericht om het gebruik te stimuleren. Zo is er het kanaal ‘Complimenten en bedankjes’ waar waarderingen van kinderen over vrijwilligers op worden gepubliceerd.
Op het kanaal ‘Inspiratie’ kunnen vrijwilligers interessante documentatie delen en op het kanaal ‘Koffieklets’ kan iedereen kwijt wat hij of zij wil. En elke locatie heeft een eigen Yammerkanaal voor interactie tussen de vrijwilligers. “De verschillende kanalen worden al actief gebruikt. De mensen bij De Kindertelefoon zijn écht geïnteresseerd in elkaar”, ziet Kim. “De afdeling communicatie bedenkt nu een plan hoe interactie is te bevorderen via Yammer”, zegt Kirsten.
Goede samenwerking
“Het was een erg leuk project om te doen en het slotstuk van de 2,5 jaar dat ik de ICT bij De Kindertelefoon heb mogen begeleiden”, zegt Jouke. Kim kijkt ook terug op een geslaagd project: “De behoefte van de medewerkers en vrijwilligers om hun ervaringen met elkaar te delen is heel groot. Na de lockdown blijft dat ook wel zo en het is fijn dat dit nu tussen de locaties zo makkelijk is.”
“De samenwerking is met Adoptify is goed bevallen”, zegt Kirsten. “Adoptify heeft in het hele proces goed meegedacht en zich servicegericht en flexibel opgesteld. Het op eigen initiatief bijwonen van een aantal interne sessies heeft ertoe bijgedragen dat er goed is begrepen wat er in de organisatie speelde en wat de doelgroep nodig had.”
