Wereldwijd werden bedrijven in het voorjaar van 2020 overvallen met mede¬werkers die vanwege het coronavirus niet meer naar kantoor kwamen en thuis moesten werken. Ook VodafoneZiggo kreeg hiermee te maken, maar dankzij de vooruitziende blik van VodafoneZiggo was de omschakeling minder groot dan je bij een grote organisatie zou denken.
“Het begon voor ons allemaal al iets eerder.” vertelt Thomas Mulder, Executive Director HR bij VodafoneZiggo. “Toen wij terugkwamen van de kerstvakantie zagen we het nieuws uit Wuhan, waar mensen in lockdown zaten en iedereen afhankelijk was van de telecomdienstverlening om de samenleving door te laten draaien. We hebben toen tegen elkaar gezegd dat als dit zou gebeuren in Nederland, de impact hiervan enorm zou zijn. Risk is likelihood times impact. We dachten nog dat het een beetje de ‘ver van ons bed-show’ was en dat de kans dat het hier zou gebeuren niet zo groot was. Maar als het zou gebeuren dan is de impact op onze organisatie heel groot, want we moeten dan wel zorgen dat we businesscontinuïteit kunnen
garanderen.”
Geen bedreiging maar een kans
Thomas Mulder vervolgt: “Wij zijn toen in januari direct begonnen met het voor¬-bereiden van deze crisis. Ik
heb vanuit de board het crisismanagementteam geleid en we hebben gelijk gezegd: als dit in Nederland gebeurt, dan willen we hier sterker uitkomen dan we erin zijn gegaan. Dit paste ook mooi bij de fase waarin we zaten. VodafoneZiggo bestond drie jaar en dit was een goed moment om
te laten zien waar we voor staan als werkgever, maar ook om te kijken hoe we het bedrijf hiermee sterker konden maken. Met die mindset
zijn we begonnen met het communiceren over deze mogelijke crisis, de eerste communicatie hierover naar werknemers dateert al van begin februari.”
Voorbereid op massaal thuiswerken
“Doordat wij er al zo bewust mee bezig waren, waren wij in maart al goed voorbereid om in één keer iedereen vanuit huis te laten werken. Daarnaast konden we er ook voor zorgen dat ouders van jonge schoolgaande kinderen extra tijd hadden om voor hun kinderen te zorgen. We hebben onze mensen zo gefaciliteerd dat ze balans konden houden en verbonden bleven met VodafoneZiggo. Die mindset, van wat kunnen we hier uit halen, hebben we de hele crisis gehouden en zo zagen we al na een maand dat werknemers enthousiast waren. “Ik heb geen reistijd meer en ik kan me thuis goed concentreren. Teams werkt fantastisch.” De kloksnelheid van het bedrijf ging omhoog en mensen bleken goed bereikbaar, maar we misten elkaar ook.”
Sociale cohesie brokkelt af Het informele sociale contact en die toevallige ontmoetingen in de gang, zag Thomas Mulder, was ineens weg. “Als dit langer duurt gaat de sociale cohesie in een bedrijf ook langzaam afbrokkelen. Er komen nieuwe mensen bij en het is moeilijk om daar een vertrouwensrelatie mee te ontwikkelen als je ze niet ziet. We dachten toen al dat de voordelen van het thuiswerken veel waard konden zijn, ook in de toekomst. We moesten dus gaan kijken naar een methode of een aanpak om het beste van die twee werelden te pakken. Daar hebben we vervolgens beleid op geformuleerd en dat hebben we vorig jaar zomer al met de ondernemersraad besproken, in een naïeve hoop dat we in september vorig jaar al naar kantoor konden. Nu wordt het, best case, een jaar later.” (dit artikel kwam tot stand begin september, red)
Nieuwe fase na fusie
Vodafone was in het verleden altijd al heel sterk in ‘het nieuwe werken’. Wat was de situatie binnen VodafoneZiggo qua thuiswerken en online samenwerken voor COVID-19? “Al onze medewerkers konden al virtueel werken, want al onze werkprocessen zijn digitaal. Hierdoor zijn we niet afhankelijk van ons kantoor, dus medewerkers konden al overal werken en dit gebeurde ook wel. Het is wel zo dat wanneer je een grote fusie realiseert, zoals die tussen Vodafone en Ziggo waarbij er zoveel verandert en je met zoveel andere mensen moet samenwerken, dat het dan in zo’n fase belangrijk is om op kantoor te zijn. In de eerste periode van VodafoneZiggo kwamen mensen wel vaak naar kantoor en nu VodafoneZiggo bijna vijf jaar bestaat is het een mooi moment om weer een andere fase in te gaan.”
“Het moet geen teken van commitment zijn dat je alleen maar achter dat scherm
blijft zitten”
Een gezondheidscrisis raakt mensen persoonlijk
“Vanaf het begin van deze nieuwe fase hebben we een programma ontwikkelt, waarin het in eerste instantie draaide om verbonden blijven met elkaar en ook zorgen voor elkaar. We zaten in een gezondheidscrisis en dat raakt mensen persoonlijk”, vervolgt Thomas Mulder. “Als werkgever en collega’s onderling moet je hier je verantwoordelijkheid in nemen. Tijdens de tweede lockdown draaide ons beleid vooral om fysiek welzijn. Mensen zitten de hele dag achter een scherm, dus daar hebben we onze vergaderstructuur op aangepast. Wanneer we vergaderingen in de agenda zetten, zorgen we dat er pauzes tussen zitten. Er is een vaste lunchpauze in het midden van de dag en we zijn begonnen met de 10.000 stappen-challenge. Dit laatste om mensen in beweging te krijgen, maar ook om heel duidelijk te benadrukken dat je het daarover moet hebben met elkaar. Het is bijvoorbeeld heel goed om te zeggen dat je een volgende meeting telefonisch doet, zodat je in de tussentijd een rondje kunt lopen. Het moet geen teken van commitment zijn dat je alleen maar achter dat scherm blijft zitten.”
Oog voor psychisch welzijn
“Na de kerstvakantie hebben we de focus verlegd naar het psychisch welzijn en het adresseren van zorgen en het aanbieden van hulp. De laatste fase van deze crisis, sinds de zomervakantie, staat meer in het teken van voorbereiden op het hybride werken. We doen dit met workshops in teamverband om ze voor te bereiden op deze nieuwe manier van werken. We zien dat we het beste van twee werelden willen vasthouden, zowel virtueel werken als face-to-face werken. Het gaat er in eerste instantie om dat je moet gaan nadenken over wat je gaat doen. Welke activiteiten doe je, en kun je deze het beste face-to-face of virtueel uitvoeren? Dingen die coördinerend, informerend of besluitvormend zijn op basis van goed voorbereide stukken, kunnen heel goed virtueel. Alleen echt complexe activiteiten die vragen om creativiteit en waar emotie bij komt kijken, die doe je op kantoor. Daarnaast is het belangrijk om regelmatig op kantoor te zijn voor die toevallige ontmoeting met collega’s en om je verbonden te voelen met het bedrijf en met het merk. Dat je voelt: ‘dit is mijn club, ik hoor hierbij’.”
Hybride werken en FOMO
“Die activiteit is dus één, maar daar komt nog iets anders bij en dat is denk ik een heel groot verschil met het flexibele werken zoals we dat kenden van voor COVID. Het draaide voorheen om de individu. Jij krijgt een laptop en de middelen, zodat je kunt werken waar en wanneer dit voor jou het meest effectief is en je maakt daarin zelf de keuze. Wij hebben in deze COVID-crisis gezien dat het virtuele werken heel effectief is, omdat iedereen virtueel werkt. Als twee mensen van een team in één ruimte zouden zitten en de rest van het team achter zijn eigen scherm, dan is het moeilijk om dezelfde dynamiek te krijgen. Daarbij komt het psychologische effect van Fear Of Missing Out (FOMO). Als jij diegene bent die er niet bij is en weet dat je collega’s na de meeting nog even samen koffie gaan halen ofzo, dan voel je de noodzaak om naar kantoor te gaan en er toch bij te zijn. Dan hebben we de voordelen van het hybride werken niet. Het ‘level playing field’, die gelijkwaardigheid, is dus superbelangrijk. Het gaat niet langer om jou als individu, maar het gaat om het team. Je moet dus met je team gaan nadenken over welke werkzaamheden je gaat doen en of je dit virtueel doet of face-to-face. Teams volgen hiervoor een re-boarding workshop en maken kennis met het beleid en de principes die hierachter zitten. Samen maken ze afspraken over hoe zij virtueel willen werken en dit leggen ze vast in een charter. Je dwingt teams om hier goed over na te denken en afspraken te maken nog vóórdat iedereen weer op kantoor zit.”
“Het gaat niet langer om jou als individu, maar het gaat om het team”
Unlimited Learning
Tijdens de lockdown hebben we ook een nieuw platform gelanceerd voor onze medewerkers én onze klanten: ‘Unlimited Learning’. Door de digitale transformatie van de samenleving en ook van ons bedrijf is de behoefte aan ontwikkeling groter dan ooit tevoren. Je moet eigenlijk als medewerker je oneindig blijven ontwikkelen, vandaar de naam ‘Unlimited Learning’. Wat wij ook zagen binnen ons bedrijf is dat er veel gedoe was rondom de opleidingsbudgetten. Dit was heel gefragmenteerd en dus inefficiënt. Aan de aanbiederskant was het ook gefragmenteerd met allerlei administratieve processen tot gevolg. We zagen de ontwikkeling in de markt naar platformen zoals Netflix en Spotify en vroegen ons af hoe we dit zouden kunnen combineren. De learning en ontwikkeling industrie dus efficiënter maken.
Zo zijn we met Archipel, een dochterbedrijf van Schouten & Nelissen, op dit concept gekomen. We betalen een vast bedrag per medewerker, per jaar en onze medewerkers krijgen daarvoor toegang tot meer dan 10.000 opleidingen en trainingen. Van training op locatie tot een podcast en alles ertussenin. Medewerkers kunnen drie categorieën opleidingen volgen. Onder categorie één valt wat ze nodig hebben voor het werk dat ze nu doen. Categorie twee is wat ze nodig hebben voor een volgende stap en categorie drie bevat opleidingen die helemaal niets met VodafoneZiggo te maken hebben. Bijvoorbeeld een training mindfulness of Spaans en dat kunnen ze dan in hun eigen tijd volgen. Dit werkt fantastisch!“
Studeren tijdens lockdown
“Wat ook echt fantastisch is, is dat we callcentermedewerkers en winkelpersoneel hebben die op deze manier HBO-certificaten halen. Hierdoor bouwen ze echt aan hun carrière. Dit zagen we voor de lancering
van het platform veel minder gebeuren. Het platform is overigens niet uniek voor VodafoneZiggo, elke organisatie kan de diensten van Archipel afnemen, maar wij zijn wel de launching partner. Dat de lancering tijdens de lockdown plaatsvond is alleen maar gunstig. Medewerkers hadden er meer tijd voor en maakten er graag gebruik van. We werken met een functiehuis waarin mensen kunnen zien hoe het bedrijf is opgebouwd en als je ergens naartoe wilt groeien, welke opleiding of training je dan zou moeten volgen. We bereiden medewerkers hiermee voor op die volgende stap. Zo lukt het nu steeds beter om op grotere schaal mensen te laten doorstromen naar data en analytics rollen. We hebben daar tracks voor opgebouwd met trainingen in Unlimited Learning, want er is een enorm tekort op de arbeidsmarkt aan deze specialisten en wij leiden ze op. Je ziet dat hier veel belangstelling voor is, omdat medewerkers ook weten dat dat hot is en dat als je daar goed in wordt, dat dit goed is voor je eigen loopbaan en ontwikkeling. We integreren Unlimited Learning in onze volledige HR-propositie.”
“We gebruiken de digitale transformatie om onze organisatie en die van onze relaties verder te ontwikkelen”
Trainingen voor klanten en resellers
“We zijn zo enthousiast over Unlimited Learning dat we ook een sub-set van
250 online trainingen hebben gemaakt en die beschikbaar stellen aan onze zakelijke klanten. We hebben met onze klanten gekeken waar behoefte aan is op het gebied van digitale transformatie, leiderschap, finance, noem maar op. De medewerkers van onze zakelijke klanten kunnen deze gratis trainingen gebruiken en ook resellers die zelf klant bij ons zijn hebben toegang tot dit platform. Zo zorgen we ervoor dat we niet alleen hybride werken, maar dat we de digitale transformatie ook gebruiken om onze organisatie en die van onze relaties verder te ontwikkelen.”
