Tussen de inkoop bij leveranciers en de factuur aan de klant lekt bij MSP’s veel omzet weg. Licenties worden wel ingekocht maar niet doorbelast, prijswijzigingen blijven onderweg hangen en controles kosten iedere maand opnieuw veel tijd. ResalePartners heeft daar een krachtig platform voor, maar dat past niet altijd volledig bij de bestaande werkwijze van iedere MSP. Daarom is de module InkoopControle nu ook los in te zetten. Volgens Ries Stam hoeven MSP’s daardoor hun bestaande systemen niet overboord te zetten. Integendeel: de kracht zit juist in integratie.
MSP’s hebben doorgaans bewust gekozen voor een boekhoudpakket, ticketsysteem, PSA-oplossing of projectmanagementplatform. Daar stappen zij niet zomaar vanaf, stelt Ries. “Dus het heeft voor mij helemaal geen zin om iets te vervangen. Het gaat er juist om dat we integreren en samenwerken met de keuzes die een MSP al heeft gemaakt.” Met InkoopControle als losse module houden ze toch zicht op de betalingsstromen.
Wat wordt wel ingekocht, maar niet verkocht?
InkoopControle draait in de kern hierom: wordt alles wat een MSP bij zijn leveranciers inkoopt ook daadwerkelijk aan de juiste klant gefactureerd? In de praktijk blijkt dat lang niet altijd het geval.
Een MSP koopt diensten en licenties in bij uiteenlopende leveranciers. Denk aan Microsoft-licenties, securitydiensten, connectiviteit, telefonie en cloudoplossingen. De leveranciersfacturen veranderen voortdurend. Er komen gebruikers bij, diensten worden opgewaardeerd, prijzen wijzigen en abonnementen stoppen. Aan de verkoopkant moeten al die mutaties vervolgens correct bij de klant terechtkomen.
Juist daar ontstaat ruimte voor fouten. “Een kleine MSP weet vaak prima dat er bij een klant een nieuwe medewerker is begonnen of dat hij net een stel nieuwe laptops heeft geleverd”, zegt Ries. “Maar de vraag is of iedere dienst die op de leveranciersfactuur staat, ook door de administratie aan de juiste klant wordt doorbelast. Vaak zijn de interne communicatie en de vastlegging minder goed geregeld.”
InkoopControle verzamelt de inkoopgegevens van leveranciers en legt die naast de informatie die voor de klantfacturatie beschikbaar is. “Dit heb je ingekocht bij je leverancier en dat heb je gefactureerd aan je klanten. Afwijkingen worden direct zichtbaar, zodat een MSP kan onderzoeken waarom een product of dienst wel wordt ingekocht, maar helemaal niet, niet volledig of tegen een verkeerd bedrag wordt verkocht. Dat geeft controle en de zekerheid dat niets wordt vergeten.”
Dat levert meer op dan alleen een sluitende administratie. Niet-gefactureerde diensten raken direct de marge. Bovendien kost een handmatige controle iedere maand opnieuw tijd. En een kleine MSP wil niet achteraf bij zijn klant aankloppen met de mededeling dat er nog betaald moet worden voor een jaar aan ‘vergeten’ licenties. Kortom: InkoopControle geeft vertrouwen en rust. Plus een omzetverbetering die volgens Ries al snel kan oplopen tot twee procent.
Geen volledige overstap nodig
InkoopControle maakt al langer deel uit van het volledige platform van ResalePartners. Toch merkte het bedrijf dat er een groep MSP’s is die wel grip op de inkoop wil, maar het bestaande facturatieproces niet kan of wil verplaatsen. Daarom is de functionaliteit ook als losse module beschikbaar.
Ries ziet vooral aan de bovenkant van de markt organisaties met sterk ingerichte processen en systemen waarvan afscheid nemen niet realistisch is. “De behoefte aan controle blijft bestaan. Of een bedrijf nu zelfstandig opereert of onderdeel is van een private-equitygroep met een buy-and-buildstrategie: het wil weten wat het bij leverancier X, Y en Z inkoopt en of er niets wordt gemist. De grote projecten worden vaak wel goed ingevoerd, maar de mutaties slecht bijgehouden. Denk aan vijf procent mutaties, en dan ben ik voorzichtig, op een miljoen aan inkoopkosten. Reken maar uit.”
Ook kleinere MSP’s herkennen het probleem, al speelt daar vaker de prijs van het volledige pakket een rol. Ook daar is InkoopControle een logisch instappunt. Als de module vervolgens aan de verwachtingen voldoet en daadwerkelijk geld oplevert, is de kans groot dat zij later voor de volledige suite kiezen.
Volgens Ries maken veel MSP’s hun automatisering onnodig complex. “Veel partijen proberen informatie van platform A in platform B te krijgen, terwijl platform B helemaal niet voor billing is gemaakt zoals wij dat kunnen”, stelt hij. “Steeds meer MSP’s beginnen dat in te zien.”
Ecosysteem als fundament
Daar komt het ecosysteem van ResalePartners in beeld. Het platform beschikt over ruim 110 integraties met leveranciers en dekt daarmee een groot deel van de markt af. “MSP’s werken zelden met één leverancier of één centraal systeem. Iedere extra gegevensbron maakt het facturatieproces kwetsbaarder. Ze moeten kunnen kiezen voor de oplossingen en leveranciers die bij hén passen”, zegt Ries. “Onze taak is om te zorgen dat wij integreren met de partijen die voor hen belangrijk zijn.”
Het grote voordeel is dat een MSP niet voor iedere leverancier opnieuw een koppeling hoeft te ontwikkelen en onderhouden. ResalePartners verwerkt de verschillende datastromen binnen één proces. Daarmee wordt automatisering eenvoudiger en schaalbaarder. Dat is zeker relevant voor MSP’s die groeien door overnames en daardoor te maken krijgen met nieuwe leveranciers, contractvormen en administraties. Daarnaast fungeert het platform zo ook als een marketplace, waar MSP’s gemakkelijk kunnen aanhaken bij voor hen nieuwe aanbieders.
Billing als strategische schakel
ResalePartners ontwikkelde zich de afgelopen tien jaar tot specialist in billing automation voor telecombedrijven, IT-dienstverleners en MSP’s. De basisgedachte is eenvoudig: alles wat wordt ingekocht, moet correct, volledig en op tijd worden doorbelast aan de juiste klant. In de praktijk blijkt juist daar vaak marge weg te lekken.
De complexiteit neemt toe doordat MSP’s werken met steeds meer leveranciers, licenties, abonnementen, supportcontracten, projecturen en hardwarediensten. Iedere leverancier hanteert eigen databronnen, mutaties en prijsstructuren. ResalePartners brengt die informatiestromen samen in één proces en koppelt onder meer leveranciersdata, contractinformatie, klantbundels, boekhoudsoftware, CRM en ticketsystemen.
Daarmee verandert facturatie van een administratieve maandklus in een controleerbare en schaalbare kernfunctie. Afwijkingen worden zichtbaar, vergeten diensten komen boven tafel en prijswijzigingen verdwijnen niet langer in Excel of in de hoofden van medewerkers. Voor MSP’s betekent dat niet alleen meer grip op marge en omzet, maar ook meer rust in de organisatie. Tijd die eerder opging aan handmatige controles, kan weer worden besteed aan dienstverlening, klantrelaties en innovatie.