De digitale receptie is al langer in opkomst als bezoekersregistratiesysteem, maar een volwaardig systeem dat alle kerntaken van een receptioniste kon vervangen was er nog niet. Maar nu is er FrontAssist, een samenwerking tussen de marktleider in Room- en Deskbooking GoBright, de softwaremaatwerkspecialist Future Forward en de innovatieve kioskbouwer Dekker Industrial Design, gekoppeld aan het distributienetwerk van Epatra Benelux.
FrontAssist biedt een totaaloplossing voor onboarding, check-in en check-out. We spreken hierover met Dennis Groeneveld, CEO van FrontAssist, en met Jitse Boer, verantwoordelijk voor de distributie vanuit Epatra. Een inkijk in de filosofie, technologie en toekomstvisie van deze digitale oplossing met een persoonlijke touch.
“FrontAssist is ontstaan op de werkvloer,” begint Dennis. “Een klant kwam met de wens om bezoekers op een moderne manier te ontvangen, zonder afhankelijk te zijn van een medewerker aan een balie. Daar hebben we software voor ontwikkeld, en van daaruit zijn we gaan ontwikkelen.”
Wat begon als een praktische tool, groeide uit tot een totaaloplossing: een combinatie van maatwerksoftware, slimme integraties én fysieke zuilen of schermen die dienstdoen als digitale receptie. Die zorgt voor onboarding, check-in en check-out. Een simpel voorbeeld: via een mail ontvangt de bezoeker vooraf een QR- of pincode, waarmee deze zich bij binnenkomst kan aanmelden en, indien gewenst, de slagboom en voordeur kan openen, compleet met routebeschrijving. “We bouwen een touch point waar alle shared services rond service, contact en toegang samenkomen.”
Veel meer dan een digitale receptie
Wat maakt FrontAssist zoveel sterker dan een bezoekersregistratiesysteem? “Veel systemen stoppen bij de check-in,” zegt Dennis. “Wij gaan verder. Wij vervangen echt de receptionist(e).”Niet alleen met digitaal aanmelden, maar ook met videocalls, bewegwijzering, ontvangst van pakketjes, en zelfs het openen van lockers op basis van leveringen. We bouwen aan een volledig digitaal onthaal. Daarbij is bewust gekozen voor modulariteit. “Er zijn drie hoofdfuncties: onboarding, check-in en offboarding,” legt hij uit. “Je krijgt een gepersonaliseerde invite, je meldt je aan bij aankomst, en bij vertrek vindt er eventueel nog een klanttevredenheidsonderzoek plaats of ontvang je een herinnering om je toegangspas in te leveren. Elk onderdeel is apart in te zetten, maar samen vormen ze een naadloze ervaring.”
Samenwerken aan één ecosysteem
De kracht van FrontAssist zit niet alleen in de technologie, maar ook in de samenwerking tussen verschillende partijen. Epatra levert via ProDVX de schermen en zorgt voor de distributie in het partnerkanaal, Future Forward ontwikkelde de software, en partners zoals Dekker Industrial Design verzorgen de zuilen. Er zijn standaard drie modellen: kiosk, wall mounted en desk mounted – indien gewenst in een eigen stijl, kleur of zelfs vorm. “Een mooi voorbeeld,” vertelt Jitse, “is een klant die flenzen produceert. Ronde stalen ringen. Zij wilden dat de zuil dezelfde vorm kreeg als zo’n flens. En dat kon.”
En het gaat verder dan hardware alleen. “We koppelen met systemen voor toegangscontrole, parkeren, HRM, facility management en bijvoorbeeld met software als Microsoft Teams, Nedap in de zorg, Salto en Paxton,” somt Dennis op. “We zijn altijd op zoek naar partners die ons systeem kunnen verrijken, zoals fabrikanten van slimme deurbellen of AI-assistenten. FrontAssist is geen eiland. Het is een dynamisch platform binnen een ecosysteem.”Gebruiksgemak en schaalbaarheid voor partners “Het mooie is,” vult Jitse aan, “dat het systeem zo is opgebouwd dat het niet alleen voor één specifieke sector werkt. Van zorginstellingen tot sportscholen en van onderwijs tot de industrie.”
De basis is al heel uitgebreid, maar zowel de software als de hardware is via maatwerk aan te passen. Dat is ook de kracht van de partners in deze joint venture. FrontAssist is ontworpen met gemak in het achterhoofd. “We leveren plug-and-play oplossingen,” zegt Jitse. “De software staat er al op, de kiosk komt compleet met camera, microfoon en luidsprekers. Stekker erin, internet koppelen, klaar.”
Die gebruiksvriendelijkheid maakt het ook aantrekkelijk voor resellers. “We werken met een select aantal partners die weten waar ze het over hebben,” vervolgt hij. “Zij leveren advies aan hun klant, wij verzorgen alles. Van inrichting tot installatie. We hebben het inmiddels geïntroduceerd en de reacties zijn zeer positief, kan ik wel zeggen.”
Voor de eindgebruiker betekent het gemak, snelheid en duidelijkheid. “Zeker in de zorg is dat belangrijk,” benadrukt Dennis. “Ouderen moeten ook met het systeem overweg kunnen. Daarom is alles overzichtelijk en eenvoudig. En als iemand in een rolstoel zit, kan het scherm omlaag worden gebracht met een druk op de knop.”
Slimme innovatie met een menselijk gezicht
Een digitaal systeem moet vooral niet kil aanvoelen, vindt Dennis. “We willen dat persoonlijke contact niet verliezen. Je kunt via het systeem direct videobellen met een medewerker, al zit die op een andere locatie. Op die manier behoud je het menselijke element.”
Ook kunstmatige intelligentie speelt in de toekomst een rol. “In een ziekenhuis kun je bezoekers door AI laten begeleiden naar het toilet, de afdeling, of uitleg geven over de locatie. Maar bij complexere vragen staat altijd iemand klaar.”
Praktijkvoorbeeld: SPIE
Een van de klanten die het volledige potentieel van FrontAssist benut, is de multitechnische dienstverlener SPIE. “Daar hebben we drie digitale recepties geleverd,” vertelt Dennis. Een zuil bij de hoofdingang voor kantoorbezoekers, een outdoor kiosk voor leveranciers aan het magazijn en een wandoplossing. Alles is gekoppeld aan hun Paxton-toegangscontrolesysteem. Bezoekers én medewerkers worden automatisch geregistreerd.
“We kunnen zelfs inzicht geven in welke BHV’ers op dat moment aanwezig zijn. In geval van nood weet je precies wie je moet aanspreken. Het is veel meer dan een receptie. Het is een tool voor veiligheid, beheer en organisatie.”
Van droom naar toekomst
En de ambities reiken verder. “Mijn droom?” glimlacht Jitse. “Elk gangpad in een Hornbach voorzien van een touchscreen. Een klant zoekt hulp bij de schroeven? Dan start hij een videogesprek met een specialist op afstand. Die ziet direct waar je staat en helpt je verder. Zo kan een specialist tegelijkertijd in meerdere winkels advies geven.”
Dat is geen verre toekomstmuziek, het fundament is er. FrontAssist is inmiddels actief in meerdere sectoren, en er zijn plannen om internationaal op te schalen. “In Engeland zijn we al actief en vanuit de VS is er al vraag naar,” bevestigt Dennis .En via onze samenwerking met partijen als GoBright bouwen we aan een ecosysteem waarin alles samenkomt.
FrontAssist is dan ook geen product, maar een complete oplossing. Uitstekend geschikt voor organisaties die willen besparen op kosten, efficiënter willen werken en toch service op niveau willen leveren. Of zoals Jitse het samenvat: “We digitaliseren simpele handelingen van medewerkers, zonder het menselijke gezicht te verliezen.”
