Wat doe je als je te maken hebt met een telefooncentrale uit 1999 die nodig aan vervanging toe is? Dan moet je nieuwe oplossing uiteraard zorgen voor goede bereikbaarheid voor de buitenwereld én voor optimale interne communicatie. ICT Service Manager Patrick Hendriks van de GGZ Oost Brabant werd vorig jaar voor deze uitdaging gesteld. De kans dat je dan direct aan Forza Refurbished denkt is misschien niet zo groot. Wás misschien niet zo groot, want samen met de aanbieder van onder meer iPhones is een oplossing gerealiseerd waar iedereen blij van werd. Hoe dat in zijn werk ging, lees je hier.
“De analoge PBX Siemens dateerde inderdaad uit 1999, toen we een grote fusie hadden”, vertelt Hendriks. “Hiermee hadden we onze vaste lijnen en de koppeling met DECT voor mobiel intern. In 2011 hebben we die installatie voorzien van een ‘midlife update’. Die term hebben we overigens zelf bedacht”, vertelt Patrick.
Oplossing gezocht
Het is inmiddels eind 2019 als binnen de GGZ Oost Brabant het project ‘Beter verbonden’ van start gaat. Hierin is aangegeven hoe de bereikbaarheid in het algemeen en ook intern kan en moet worden verbeterd. Daarbij moet rekening worden gehouden met het gegeven dat het grootste deel van de mensen geen vaste werkplek heeft. Door corona wordt dat later nog eens versterkt.
“Het was wel duidelijk dat de oude centrale vervangen zou worden door een vast/mobiel oplossing. Waarbij we ook keuzes moesten maken voor de mobiele hardware”, stelt de IT-manager. Tot die tijd is het zo dat de top binnen de organisatie over een iPhone beschikt
en voor de rest van het personeel het beleid
van Bring Your Own Device geldt.
Patrick: “Het beheer daarvan was op een gegeven moment niet meer te doen. Je kunt wel stellen dat het beheer een hel was, met elke keer nieuwe applicatie. BYOD en te veel vrijheid, daar wilden we vanaf. De beste manier om grip te houden is als je zelf de leverancier van de toestellen bent. Maar dan komt de volgende vraag; hoe hou je dat betaalbaar? Moet je dan in één keer 1.400 nieuwe toestellen kopen? Of kan het ook anders?.” Met die vragen ging de inkoop aan de slag. Samen met de Reinier van Arkel Groep voor geestelijke gezondheidszorg werkt zijn organisatie samen met Facilitaire Zorg, kortweg FacZo. Zo werd de link al snel gelegd naar Forza Refurbished en kwam het idee om betaalbare toestellen te leasen naar voren.
Efficiënt én voordelig
Niet alleen is deze manier van financieren gunstig voor de balans én voor de cashflow van de gezondheidsorganisatie. “Voor mij als beheerder biedt het ook grote voordelen. Ik word door Forza volledig ontzorgd. Zo is het heel fijn om te zien dat Forza direct aan de slag gaat als er iets speelt. We werken ook met een zogenaamde non-return allowance bij diefstal of beschadiging. Ook de rest van de zaken is geborgd, zodat we ons geen zorgen hoeven te maken.” In april 2021 werden de eerste van de circa 1.400 refurbished iPhone 11 toestellen intern uitgeleverd. Voor bereikbaarheid, authenticatie en specifieke bedrijfsapplicaties als planning en EPD zijn apps geïnstalleerd op de toestellen. Patrick: “We hebben ons vooraf goed laten informeren over de functionaliteit en de kostenbesparing. De ervaring die we hadden heeft ook geholpen. Zo hebben we heldere afspraken gemaakt over zaken als de batterijcapaciteit, die moet minimaal 85 procent zijn. Verder hebben we 24 maanden garantie, ook op de batterij. Dat bleek overigens in de eisen van het Refurbished Keurmerk te zitten, waar Forza lid van is. Daarbij wilden we de iPhone 11 en die kwam net beschikbaar. ”
Het model van leasen was voor ons nieuw, maar we zijn tot nu toe zo positief dat we die vorm van financiering bij een volgende investering zeker ook mee zullen nemen.”
Hogere restwaarde
Niet onbelangrijk; ook de restwaarde is meegenomen, waardoor je onder aan de streep
weleens goedkoper uit kunt zijn, stelt Mark Borremans, CCO Europe bij Forza Refurbished. Hendriks beaamt dat. “Wij hebben slechte ervaringen met het zelf moeten verkopen van toestellen na gebruik. Nu worden we ook hierin ontzorgd. Forza heeft ons van de oude apparatuur afgeholpen en dat heeft ons ook aanzienlijk meer opgeleverd dan wanneer we er zelf mee aan de slag waren gegaan.” Voor Forza is de GGZ Oost Brabant de eerste klant die via een leaseconstructie wordt beleverd. We boden lease nog niet aan, vertelt Mark, maar toen de vraag kwam, zijn we er direct op ingegaan. Een bijkomend voordeel van leasing is dat wij als refurbished partij nog meer grip op de keten krijgen. We bieden leasing nu dan ook actief aan.” Hij vervolgt: “Via de maandelijkse bedragen lijk je mogelijk iets duurder uit met leasen, maar je krijgt er dienstverlening bij waarmee je helemaal ontzorgd bent. Bepaalde diensten, zoals het plaatsen van asset tags en van covers en screen protectors, boden we al aan. Nu hebben we al die extra services ondergebracht in Forza Care.”
‘Via de maandelijkse bedragen lijk je mogelijk iets duurder uit met leasen, maar je krijgt
er dienstverlening bij waarmee je helemaal ontzorgd bent’
Gedreven
Patrick tot slot: “Wat bij mij heel erg heeft geholpen, is dat we in Breda zijn geweest. Daar hebben we kunnen zien hoe de refurbishing van toestellen in zijn werk gaat. Dat zag er erg goed en professioneel uit. Dat heeft me gesterkt in het vertrouwen. De presentatie van de directeur van Forza, Jan-Willem van Dijk, was die dag ook erg inspirerend. Dat gaf ook het hogere doel aan. Want we moeten vooral niet vergeten dat we hiermee ook een bijdrage leveren aan duurzaamheid. Zo leveren we met de deal van Forza en de vamo integratie een hele positieve bijdrage aan de duurzame doelstellingen van onze organisatie.”
Wie is Patrick Hendriks
Patrick Hendriks startte 18 jaar geleden op de ICT-afdeling van de GGZ Oost Brabant. Hij begon op de Servicedesk, werd vervolgens netwerkbeheerder en service coördinator. In die tijd rondde hij de HBO-studie Informatica af. Hij werkt nu als ICT Service Manager. De ICT afdeling telt 30 mensen, de meesten daarvan zitten op de afdeling applicatiebeheer.
Over GGZ Oost Brabant
De GGZ Oost Brabant biedt intensieve zorg voor mensen in de regio die kampen met complexe psychische problemen. Op de hoofdvestiging in Boekel is een verpleegafdeling gevestigd, het merendeel van de zorg is ambulant. De organisatie telt zo’n 2.000 medewerkers die gebruik maken van 1.500 werkplekken.
