Onze vergadercultuur is de laatste paar jaar snel veranderd: Van fysieke vergaderingen en samenwerken op kantoor gingen we naar een mix van thuis, onderweg en op kantoor werken. Waar UC eerst stond voor Unified Communications, hebben we het nu meestal over UCC, Unified Communications and Collaboration. De innovaties van de UCC-oplossingen spelen een grote rol om de interactie en samenwerking te verbeteren en gelijkheid tussen deelnemers te bevorderen. Kortom er zijn volop ontwikkelingen in het UCC speelveld. Welke de belangrijkste zijn? Aan wie kunnen we dat beter vragen dan aan Arjan Lagendijk, Commercial Sales Manager van Exertis AV en Yannic Laleeuwe, Marketing Director bij Barco ClickShare.
Belangrijkste UC-trends sinds de overgang naar hybride werken
Arjan Lagendijk, Commercial Sales Manager van Exertis AV zegt hierover: “Na de hectische tijd rond corona was de eerste trend die we zagen dat thuiswerkers tools van een hogere kwaliteit wensten. Toch bleef het gevoel aanwezig, dat diegenen die niet fysiek bij de vergadering zaten minder betrokken waren. De trend die we nu zien is dat producenten met nieuwe functionaliteiten in all-in one videobars en meeting room installaties streven naar meeting equity. Het bevorderen van gelijkheid tussen de deelnemers is dus zeker een zichtbare trend”.
Technologie voor vergaderzalen transformeerde in die tijd van complexe hardware opstellingen, naar hele flexibele, gepersonaliseerde oplossingen die gebruikersgemak en -ervaring centraal stellen. Yannic Laleeuwe, Marketing Director bij Barco ClickShare vult aan: “Gebruikers willen ook zelf beslissen welk videoconferencing platform ze gebruiken, zelfs in ruimtes met een vast roomsysteem is BYOD een vereiste geworden. ClickShare biedt hier de perfecte oplossing. Zo kunnen eindgebruikers in een MTR ook videomeeten met andere platformen dan Teams dankzij het automatisch switchen bij de CX-50 Gen2.”
De intrede van Artificiële intelligentie (AI) in vergaderingen is een andere trend die veel zal veranderen, stelt Yannic: “AI is dé manier om meetings en collaboratie te stroomlijnen. Het wordt nu bijvoorbeeld met behulp van Copilot van Microsoft al gebruikt voor realtime transcriptie, vertaaldiensten en AI-gestuurde vergaderassistenten die automatisch meetings samenvatten en to-do lijstjes opstellen. AI-tools helpen ook bij het plannen van meetings en communicatiecoaching. De mogelijkheden zullen in de toekomst alleen nog maar gaan toenemen.”
De rol van AI in UC de komende jaren
De toekomst van AV/IT ziet er veelbelovend uit. Vooral voor gebruikers zal de ervaring enorm verbeteren. Binnenkort kun je vergaderen in AI-gestuurde ruimtes die automatisch worden geconfigureerd voor jouw vergadering. Je hoeft niet langer handmatig instellingen aan te passen. Deze slimme ruimtes herkennen je aanwezigheid en verzamelen en verwerken relevante data op jouw vraag.
Arjan: “Hoewel AI-innovaties tegenwoordig overal te vinden zijn, is de technologie niet nieuw in de industrie. Fabrikanten ontdekken volop wat AI kan betekenen voor de efficiëntie en optimalisatie van vergaderingen en werkplekken en zij komen daarom steeds met nieuwe functionaliteiten om deze veranderingen te ondersteunen.”
Ook BYOD blijft een centrale plaats innemen in UC, omdat vele producenten het belang van BYOD voor productiviteit en flexibiliteit opnieuw in overweging nemen.
Yannic zegt hierover: “BYOD is altijd een prioriteit voor ClickShare, dus is het geen verrassing dat ClickShare en Microsoft nu samenwerken rond Teams BYOD Spaces. Samen zetten ze in op de optimalisatie van intuïtieve gebruikerservaringen en het eenvoudig beheer en toegankelijke data-analyse voor IT-professionals. De integratie van ClickShare in de Microsoft Teams Pro Management Portal zorgt dat bedrijven die investeerden in de volledige Microsoft-suite nu ook hun vergaderruimtes kunnen maximaliseren. IT-managers kunnen met AI-platformen in bestaande software problemen makkelijker identificeren, devices beter monitoren en sneller beslissingen nemen.”
De verwachtingen van de virtuele assistentie zoals van Microsoft Copilot zijn zeker hoog. Sinds kort zijn de AI-driven features van Copilot, powered by ClickShare, ook beschikbaar in Teams BYOD Spaces, en niet enkel in meetingrooms. Deze innovaties maken de weg vrij voor Microsoft Places en de intelligente werkplek van de toekomst.
De impact van XR op de toekomst van Unified Communications
Op de vraag in hoeverre ze denken dat XR (extended reality) vormen als augmented reality (AR) en virtual reality (VR) de toekomst van Unified Communications gaat beïnvloeden, antwoord Yannic: “XR heeft zeker het potentieel om de toekomst van Unified Communications te gaan beïnvloeden. Virtuele vergaderruimtes die aanwezigheid en betrokkenheid van alle deelnemers verhogen, zijn zeker iets om naar uit te kijken. Van virtuele achtergronden, gedeelde whiteboards en interactivity tools als polls, Q&A en break-out ruimtes kun je vandaag al gebruik maken. Gamification en avatars om vergaderingen interactiever te maken, worden steeds belangrijker om de beleving en betrokkenheid van virtuele deelnemers te verhogen.”
Beveiliging en privacy in UC-oplossingen
Beveiliging en privacy zijn altijd topprioriteiten, zeker in hybride werkomgevingen en oplossingen die in het bedrijfsnetwerk zijn geïntegreerd. Geen enkel bedrijf wil een datalek, omdat dit een merk, reputatie of bedrijf ernstig kan ondermijnen.
Identiteits- en toegangsbeheer is essentieel. De technologische opzet achter zero-trust-architectuur is complex voor veel IT-organisaties. Dagelijkse monitoring, patching en updates vereisen veel inspanning om risico’s te vermijden. Met nieuwe AI-gedreven hackmethoden in het vooruitzicht moet de UC-industrie gaan investeren in de volgende generatie IT-beveiliging.
Yannic geeft meer details: “Bij ClickShare is beveiliging in elke stap van de ontwikkeling van producten van het hoogste belang. ISO 27001 certificatie zijn strenge internationale security standaarden die bij het ontwerpen en produceren van ClickShare devices strikt gehanteerd worden. Daarnaast zorgt ClickShare voor de nodige testen door externe experts om toestellen robuuster te maken tegen cyberaanvallen. Met regelmatige firmware updates voorziet ClickShare in de nieuwste patches en security updates voor veilige draadloze hybride vergaderingen bij eindklanten.”
Arjan voegt daar vanuit Exertis aan toe: “Kijkend naar de privacy zien we ook ontwikkelingen bij de fabrikanten. Het gebruik maken van Acoustic Fences en het primair in beeld brengen van de mensen die deelnemen aan de vergadering door de juiste framing, dragen ertoe bij dat gesprekken of mensen van buiten de vergadering niet te volgen zijn. Dit komt zeker in open kantoren de privacy ten goede.”
Obstakels bij AI-implementatie in UC-oplossingen en hoe ze te overwinnen
Tijdens het implementeren van AI-tools moeten bedrijven rekening houden met uitdagingen als datakwaliteit, databeheer, privacy, beveiliging, schaalbaarheid, transparantie en naleving. Deze uitdagingen kunnen enkel getackeld worden met zorgvuldige planning en strategie om een soepele implementatie. Enkel zo zullen medewerkers AI-tools sneller én op de juiste manier gaan gebruiken.
Yanni hierover: “Werknemers en management moeten samen zorgvuldig bepalen welke processen veilig geautomatiseerd kunnen worden en welke nog handmatige controle vereisen. Bovendien is het gebrek aan duidelijkheid rond intellectueel eigendom een mogelijk obstakel. Veel werknemers gebruiken ‘gratis’ tools buiten het bedrijfsbeleid om, waardoor ze per ongeluk informatie kunnen vrijgeven zonder de implicaties hiervan te begrijpen.”
Arjan: “Personeel dient daarnaast niet alleen getraind te worden op het toegestane gebruik, maar vooral ook in de mogelijkheden van de AI-tools om een goede implementatie mogelijk te maken. De technologie zal zich blijven ontwikkelen, dus ook het kennisniveau en de acceptatie van en door de gebruikers zal constant moeten meegroeien. Verder zijn de kosten voor het gebruik van AI ook nog een obstakel. Benodigde licenties zijn, zeker voor de MKB-markt, vaak nog te duur om deze voor alle medewerkers aan te schaffen.”
De Unified Communications-markt over 3 tot 5 jaar
Technologieleveranciers zoals ClickShare blijven hun producten innoveren. Ze zetten in op het vereenvoudigen van gebruikerservaringen, maar net zozeer op installatiegemak, bediening en beheer voor AV/IT professionals. Cloudplatforms zullen hun leven zeker vereenvoudigen. Integraties tussen verschillende Cloud platforms zullen essentieel zijn om een ‘single pane-of-glass’ te realiseren.
Yannic Laleeuwe geeft meer uitleg: “Bedrijven zijn op zoek naar veiligere producten die up-to-date worden gehouden met regelmatige firmware-updates. AV-apparatuur wordt tegenwoordig vaak als IT-apparatuur behandeld, dus zero trust en beveiliging moeten altijd worden overwogen bij het ontwikkelen en aankopen van AV/UC-producten. Ook wij blijven onze oplossingen optimaliseren voor nog betere vergadergelijkheid en intuïtieve gebruikerservaringen. Collaboratieoplossingen en workflows zullen slimmer worden dankzij AI, waardoor vergaderen en samenwerken steeds productiever en interactiever zal worden.
