De focus van Bring Your Own Device (BYOD) lijkt momenteel volledig te liggen op het feit dat werknemers zelf willen bepalen met welke apparatuur zij werken. Laat één ding duidelijk zijn: dat is een terechte wens. Wie nadenkt over mogelijkheden om de productiviteit van medewerkers te vergroten, weet onmiddellijk dat medewerkers in een keurslijf van corporate keuzes duwen de verkeerde weg is. IT moet mensen faciliteren om optimale prestaties te leveren en dat doen we niet door het gebruik van achterhaalde ‘end-point devices’ af te dwingen. Maar in mijn ogen biedt BYOD niet alleen maar de mooie kansen waar bedrijven het momenteel over hebben, het is ook een zorgenkindje.
Tal van organisaties zullen er binnen korte tijd achter komen dat hun BYOD-beleid op een ramp uit is gedraaid. Reden hiervoor is dat er tal van – vaak nieuwe – bedrijven zijn ontstaan die fantastische apps kunnen ontwikkelen, waarmee de business de omzet kan vergroten of op kosten kan besparen. Bij het inzetten van deze apps en het toestaan van BYOD zien we dat bedrijven vaak alles lijken af te schaffen dat zij in de afgelopen jaren over een weldoordacht informatiebeheer hebben geleerd. Het gevolg hiervan is een grote chaos. Ik zie dan ook geen enkele reden waarom sommige organisaties bij het gebruik van eigen smartphones, tablets of notebooks direct alle interne regels en afspraken op het gebied van informatiebeheer overboord zetten. En dat is wel wat zij doen als ze zonder er goed over na te denken simpelweg iedereen de vrijheid geven om te werken met eigen apparatuur. De toeleverancier van de apps is ook vaak niet bij machte om de klant hierover te adviseren.
Toegangsrechten
Bij het invoeren van BYOD zou het niet over apparaten moeten gaan, maar over toegangsrechten en governance. Waar medewerkers voorheen vooral een hiërarchische relatie met hun manager hadden, zijn zij tegenwoordig eigenaar van een stukje van een werkproces. Zij zijn steeds vaker zelf verantwoordelijk voor hun werkzaamheden en de resultaten die zij boeken. Vroeger was het de werkgever die bepaalde wie toegang had tot welke informatie. Dat past niet meer bij de huidige manier van werken. De moderne kenniswerker moet in staat zijn om zelf te bepalen welke gegevens hij nodig heeft en wanneer. Bovendien moeten medewerkers die – zeg maar – corporate data kunnen combineren met allerlei informatie die hij uit andere bronnen haalt. Bijvoorbeeld gegevens die zij vinden op community-websites of uit apps van partnerbedrijven of klanten haalt. Welke hardware- en software-tools hij hierbij gebruikt, bepaalt hij steeds vaker zelf.
Koersgevoelig
Organisaties moeten voorkomen dat bepaalde gegevens buiten de grenzen van de eigen organisatie terechtkomen. Het kan namelijk negatieve gevolgen hebben voor de concurrentiepositie van de werkgever. Maar het kan ook betekenen dat wettelijke regels worden overtreden en de privacy van klanten in gevaar wordt gebracht. Hier zijn afspraken voor nodig, maar vooral ook technische hulpmiddelen. BYOD mag er nooit toe leiden dat een spreadsheet met tal van klantgegevens ‘zomaar’ in een niet al te goed beveiligde Dropbox-map terecht komt. Welke externe personen heeft de kenniswerker toegang tot deze map gegeven? Is hij niet vergeten om die rechten weer in te trekken toen het project dat samen met deze partner is uitgevoerd was afgerond? Hoe voorkomen we dat een kenniswerker per ongeluk beursregels overtreedt door koersgevoelige informatie in een voor anderen toegankelijk cloud service op te slaan?
Ecosysteem
BYOD kan een groot succes worden, mits je goed nadenkt over de risico’s en hiervoor maatregelen treft. Zonder een goed informatiebeheer kan BYOD immers een ramp worden. Om dit te kunnen bereiken, is een goed ecosysteem van partners nodig. Daar waar app bouwers fantastische ideeën hebben, moet het ontbreken van complementaire kennis over de technische infrastructuur aangevuld worden door andere partners. Door het bundelen van hun krachten, kunnen organisaties profiteren van de voordelen van BYOD en kunnen zij hun kans grijpen met behulp van mooie technologie.
Mark Raben is director innovation & product strategy van SAP Nederland
